Pour les petites marques d'alimentaire, de boissons, de compléments alimentaires et de cosmétiques qui gèrent leur propre entrepôt.
Tout commence souvent par un e-mail d'un fournisseur. Une de ses livraisons pose problème et il la rappelle. Le message indique un code et vous demande d'arrêter de vendre ces produits et de prévenir vos clients.
Vient alors la question qu'aucun petit entrepôt n'a envie d'entendre : lesquels de vos clients ont reçu des produits de cette livraison ?
Si, pour répondre, il faut fouiller les factures, les bons de livraison et la mémoire de quelqu'un, cet article est pour vous.
Le numéro qui distingue les livraisons
Chaque fois que votre fournisseur fabrique une série d'un produit, cette série reçoit son propre code, imprimé sur le carton ou l'étiquette. Deux palettes de la même confiture, du même shampooing ou de la même poudre de protéines se ressemblent, mais si elles ont été fabriquées à des jours différents, leurs codes diffèrent.
C'est grâce à ce code qu'un fournisseur, un distributeur ou un inspecteur de la sécurité sanitaire distingue une livraison d'une autre. Dans le métier, on l'appelle le numéro de lot (ou numéro de batch ; pour la plupart des petites entreprises, c'est la même chose).
La date qui décide de ce qui part en premier
La plupart de ces produits portent aussi une date : « à consommer de préférence avant » (la DDM, anciennement DLUO), « à consommer jusqu'au » (la DLC) ou une simple date de péremption. Dans un entrepôt qui tourne, la livraison la plus récente finit facilement devant, sur l'étagère. Le stock plus ancien, derrière, périme sans bruit, et un jour il part à la poubelle.
La solution paraît simple : ce qui périme en premier part en premier. À l'œil, cela marche avec dix produits. Avec deux cents produits, trois fournisseurs et une équipe à temps partiel, ce n'est plus possible. Dans le langage de l'entrepôt, cette règle s'appelle le FEFO : first expired, first out.
Ce qui se passe sans cette règle
Les petites marques perdent rarement de l'argent sur une seule grosse erreur. Elles le perdent sur de petites erreurs qui se répètent :
- Du stock qui périme sur l'étagère, parce que personne n'a vu la date à temps.
- Des clients qui reçoivent des produits à date courte, alors que du stock plus frais attendait derrière.
- Des heures de recherche quand un fournisseur rappelle un lot, puis un rappel plus large que nécessaire, faute de savoir qui a reçu quoi.
- Des tensions avec les distributeurs, qui veulent de plus en plus savoir quel lot et quelle date figurent sur chaque palette avant l'arrivée de votre livraison.
Aucun de ces coûts n'apparaît sur une ligne de votre comptabilité. Ensemble, ils pèsent lourd.
Pour les cosmétiques et les soins personnels, la page sectorielle montre comment cela se passe en entrepôt : Cosmétiques / Soins personnels.
Pourquoi un tableur ne suit pas
Un tableur peut enregistrer des numéros de lot et des dates. Le problème, c'est qu'il ne connaît que ce que quelqu'un a saisi, alors que, dans un entrepôt, la réalité change toute la journée : une palette est déplacée, un carton est ouvert, une commande est préparée depuis l'étagère la plus proche plutôt que la bonne.
Pour savoir quel lot est parti chez quel client, l'information doit être saisie au moment où elle se produit : à la réception, à la préparation et à l'emballage. Personne ne peut le faire à la main en plus de son vrai travail.
Comment cela fonctionne avec un système de gestion d'entrepôt
Avec un système de gestion d'entrepôt et un scanner, la traçabilité des lots fait partie du travail au lieu d'être une tâche administrative de plus :
- À la réception d'une livraison, vous la scannez une fois et vous enregistrez son numéro de lot et sa date. Beaucoup d'étiquettes portent déjà les deux dans le code-barres, un seul scan suffit.
- À la préparation d'une commande, le système envoie le préparateur vers le stock qui périme en premier. Personne n'a à vérifier les dates à l'œil.
- À l'emballage, le scan enregistre quel lot est parti dans quel colis.
- Quand un fournisseur rappelle un lot, vous cherchez le numéro de lot et voyez aussitôt quels clients l'ont reçu, combien d'unités et quand.
- Quand un distributeur demande le détail par palette, il est déjà là, car chaque carton a été scanné à l'emballage.
Résultat : moins de gaspillage, des produits plus frais pour vos clients et un rappel qui prend quelques minutes au lieu de plusieurs jours.
En avez-vous déjà besoin ?
Trois questions rapides :
- Vendez-vous quelque chose qui porte une date ? Alors vous avez déjà le problème de la péremption, que vous le voyiez ou non.
- Pourriez-vous nommer, dès aujourd'hui, chaque client qui a reçu une livraison précise de votre fournisseur ? Sinon, un rappel ferait mal.
- Fournissez-vous des distributeurs ou des grossistes, ou voulez-vous le faire ? Alors ils demanderont tôt ou tard des informations de lot.
Si vous avez répondu oui à l'une d'elles, mieux vaut mettre en place le suivi des numéros de lot et des dates dès maintenant, tant que vos volumes sont encore petits et que l'habitude est facile à prendre.
Parlons-en
BizBloqs suit les numéros de lot et les dates de péremption pour des entreprises où les rappels sont une affaire sérieuse, notamment la pharmacie et l'alimentaire. Les mêmes outils conviennent tout autant à une petite marque avec un seul entrepôt et une seule personne qui prépare les commandes.
Envie de voir comment cela fonctionnerait dans votre entrepôt ? Réservez un appel de 15 minutes, et nous regarderons ensemble vos produits, vos fournisseurs et vos commandes.
