Voor eigenaren van kleine food-, drank-, supplement- en cosmeticamerken met een eigen magazijn.
Meestal begint het met een e-mail van een leverancier. Eén van zijn leveringen deugt niet en hij haalt de partij terug. In de mail staat een code, met het verzoek om die producten niet meer te verkopen en je klanten te waarschuwen.
Dan komt de vraag die niemand in een klein magazijn wil horen: welke van je klanten hebben producten uit die levering gekregen?
Moet je daarvoor door facturen, pakbonnen en iemands geheugen heen? Dan is dit artikel voor jou.
Het nummer dat leveringen uit elkaar houdt
Elke keer dat je leverancier een productierun draait, krijgt die run een eigen code, gedrukt op de doos of het etiket. Twee pallets van dezelfde jam, dezelfde shampoo of hetzelfde eiwitpoeder zien er identiek uit, maar zijn ze op verschillende dagen gemaakt, dan verschilt hun code.
Met die code houden een leverancier, een retailer of een voedselveiligheidsinspecteur de ene levering uit elkaar van de andere. In vaktaal heet het een batchnummer (ook wel lotnummer).
De datum die bepaalt wat als eerste weggaat
Bijna al deze producten hebben ook een datum: ‘ten minste houdbaar tot’ (THT), ‘te gebruiken tot’ of een andere houdbaarheidsdatum. In een druk magazijn belandt de nieuwste levering makkelijk vooraan in het schap. De oudere voorraad erachter loopt ongemerkt af, en op een dag gaat die de container in.
De oplossing klinkt simpel: wat het eerst verloopt, gaat het eerst weg. Op het oog lukt dat met tien producten. Met tweehonderd producten, drie leveranciers en een deeltijdteam lukt het niet meer. In magazijntaal heet deze regel FEFO: first expired, first out.
Wat er zonder misgaat
Kleine merken verliezen zelden geld aan één grote fout. Ze verliezen het aan kleine fouten die steeds terugkomen:
- Voorraad die in het schap verloopt, omdat niemand de datum op tijd zag.
- Klanten die producten met een korte houdbaarheid krijgen, terwijl er verser spul achter lag.
- Uren zoeken als een leverancier een partij terughaalt, gevolgd door een terugroepactie die breder is dan nodig, omdat je niet kunt zien wie wat kreeg.
- Gedoe met retailers, die steeds vaker willen weten welke batch en welke datum op elke pallet staat voordat jouw levering aankomt.
Geen van deze kosten staat als aparte regel in je boekhouding. Samen is het veel geld.
Waar het het hardst aankomt, hangt af van je product. Lees hoe dat uitpakt bij Food & Beverages en bij Cosmetica / persoonlijke verzorging.
Waarom een spreadsheet het niet bijhoudt
In een spreadsheet kun je batchnummers en datums zetten. Het probleem is dat hij alleen weet wat iemand heeft ingetypt, terwijl in een magazijn de werkelijkheid de hele dag verandert: een pallet wordt verplaatst, een doos wordt geopend, een order wordt van het dichtstbijzijnde schap gepickt in plaats van van het juiste.
Om te weten welke batch naar welke klant is gegaan, moet die informatie worden vastgelegd op het moment dat het gebeurt: bij ontvangst, bij het picken en bij het inpakken. Dat houden mensen niet met de hand bij naast hun eigenlijke werk.
Zo werkt het met een magazijnsysteem
Met een magazijnsysteem en een scanner wordt de routine onderdeel van het werk in plaats van extra administratie:
- Bij ontvangst van een levering scan je haar één keer en leg je batchnummer en datum vast. Op veel etiketten zitten allebei al in de barcode, dus één scan is genoeg.
- Bij het picken van een order stuurt het systeem de picker naar de voorraad die het eerst verloopt. Niemand hoeft datums met het blote oog te controleren.
- Bij het inpakken legt de scan vast welke batch in welk pakket is gegaan.
- Als een leverancier een partij terughaalt, zoek je op het batchnummer en zie je meteen welke klanten die kregen, hoeveel stuks en wanneer.
- Als een retailer details per pallet vraagt, zijn die er al, want elke doos is bij het inpakken gescand.
Het resultaat: minder weggooien, verser product bij je klanten en een terugroepactie die minuten kost in plaats van dagen.
Heb je dit al nodig?
Drie snelle vragen:
- Verkoop je iets met een datum erop? Dan heb je het houdbaarheidsprobleem al, of je het nu ziet of niet.
- Kun je vandaag nog elke klant noemen die één bepaalde levering van je leverancier kreeg? Zo niet, dan zou een terugroepactie pijn doen.
- Lever je aan retailers of groothandels, of wil je dat gaan doen? Dan vragen ze vroeg of laat om batchgegevens.
Heb je op één ervan ja geantwoord, dan loont het om batchnummers en datums nu vast te leggen, nu je volumes nog klein zijn en de gewoonte makkelijk op te bouwen is.
Praat erover
BizBloqs houdt batchnummers en houdbaarheidsdatums bij voor bedrijven waar terugroepacties serieuze zaken zijn, waaronder farmacie en food. Dezelfde mogelijkheden werken net zo goed voor een klein merk met één magazijn en één persoon die orders inpakt.
Wil je zien hoe dat in jouw magazijn zou werken? Plan een gesprek van 15 minuten, dan bekijken we samen je producten, je leveranciers en je orders.
